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Process Modeling

「業務の見せる化」サービスのご紹介

 本サービスは、社内業務のIT化または既存ITシステムの刷新を考えようとしているお客様や、システム開発における要件定義フェーズ、既存のシステムの運用方法を見直していきたいと考えていらっしゃる業務システム発注企業やシステム開発ベンダ様を対象に、短期間かつ安価にて業務を分析・改善するサービスです。

従来のシステム開発の問題点

 従来のシステム開発では、お客様の社内業務の理解から始まり、システム化の要件を定義するところまでを最低2ヶ月から3ヶ月程度で数名から十数名を費やして実施していました。お客様の視点に立つと、この進め方(方法/工程)の問題には、以下に示すような典型的なものがあげられます。
  • システム開発担当者に話をする時間がない(お客様がつかまらない)
  • 開発側が作成した文書の書き方が下手で読みにくく、また、お客様は大量の文書をレビューしなければならない
  • システム化の問題以前に、業務の問題点が整理できていない
  • 開発側はドメインに対してあきらかに勉強不足に見える(開発側がビジネスの変化について行けない)
  • 既存システムの運用マニュアルの整備が不十分で、他の人に移管できない
  • 思っていたよりも費用がかさむし、見積金額に妥当性がない
 この進め方に対し、ソフトウェア工学的な様々な取り組みがなされていますが、決め手となる改善手段が無く、改善の効果についても曖昧です。この原因を深く掘り下げると、一つには、システム開発ベンダーが意識するしないにかかわらず、システム化を想定しながらシステム要件を定義してしまうことにあります。顧客の業務を理解し、要件を明確に定義することは、開発者側にとって、とても大事なことです。しかし、業務をよく知っていて、それらを進化&最適化させていくのはむしろお客様側です。システム開発工程を上流に延長するなどして、工学的手法を駆使し、これらの問題を乗り越えようとする試みは多く存在しますが、技術の適用を急ぐあまり、顧客の言葉を理解できないという問題さえ解決できないのが現実です。システム開発者が業務をまとめ上げることに限界が存在することを認識すべきなのではないでしょうか?

なぜ「業務の見せる化」が必要なのか?

 システムを開発するしないにかかわらず、現在の業務の流れを純粋に見直したいという要求が存在します。利用しているシステムの使いにくさや運用環境の陳腐化が原因になることも少しはありますが、多くの場合、自社内や関連会社と連携する業務の進化、M&Aなどによる業務の整理はいずれ必要になってきます。これは、システムのライフサイクルではなく、業務のライフサイクルが存在するという視点に立たないと見えてきません。
 業務のライフサイクルが最も見えている人は、お客様の中の経営層に存在している方々です。組織の舵取り役に業務が見えていないということはありません。一方、お客様内の現場担当者は、業務プロセスの一部を担っているため、関連業務の多くを把握し、よりよい仕事の流れを考えることができない環境におかれています。組織規模が一定以上大きくなることで、業務プロセスの統制やコントロールの困難さが増していきます。このため、システムを開発するための業務分析や業務定義ではなく、自分たちの業務を見直すきっかけとしてのプロセス定義が必要になってくるのです。一旦、「業務の見せる化」ができれば、価値ある業務と価値のない業務を切り分けることができ、システム開発ベンダに開発を依頼する前に、無駄な業務の廃止統合や人材の再配置、あらたな部門の設置などがお客様自身で、お客様の言葉を使ってできるようになります。システム開発ベンダが理解できる言葉に変換する必要はありません。そして、システムを受け入れる顧客側は、システムに業務を縛り付けず、業務をあくまでも補佐するシステムをシステム開発ベンダに依頼すべきなのです。

なぜ「業務の見せる化」がなかなか進まないのか?

 業務の見せる化は、少々改善の意識がある方なら、簡単に思いつくキーワードですが、実際に取り組もうとすると、様々な壁やハードルが待ち構えています。
  • 担当者のヒアリングに時間がかかり、その行為が担当者の負荷になってしまう
  • プロセスのレベル(粒度)や、まとめ方がばらばらで、統一性がないものになってしまう
  • 書いたプロセスがすぐに陳腐化して、作成した労力が無駄になってしまう
  • 業務を見せる化することのメリット・デメリットが分からない
  • 業務が見えることが目的化してしまう
    (一般的な「見える化」では、作図したことに満足してして終わってしまう。見せて納得させなければ意味がない。見る人の視点が軽視される。)
上記を一つずつ解決するには、大変な手間と労力そして勉強が必要になります。これらを低コスト&低リスクで進めるために、これまでの経験を基に利用しやすい形式に整備した物がBPECです。

業務を見せる化するBPECとは?

BPECとは、Business Process Engineering Cycle の略称であり、BPデザイナーズ様による業務改善プロジェクト経験を元に確立した「業務改善手法」です。BPECでは、すべての業務をヌケモレなく、しかも手軽に抽出&可視化することにより、会社にとって価値のある業務を残し、不要な業務を削減できるようになります。また、成果は、業務マニュアルやIT化へスムーズに展開することが可能です。BPECがカバーする範囲を以下に示します。


 弊社では、BPECを用いた業務プロセス分析をサービスとして提供しております。 また、BPEC自体には、プロセスを可視化する手順とツールおよび 教育が整備されていますが、これを、お客様ご自身で運用・展開することを可能としています。

 

※本サービスについての詳細は、こちらまでお問い合わせください。